Jak wynająć odpowiednie biuro?

Wynajęcie biura wydaje się być z jednej strony prostym zadaniem, ponieważ podaż powierzchni biurowych na rynku zdecydowanie przewyższa popyt. Dzieje się tak w każdym zakątku Polski, w tym także w największych miastach Polski. Z drugiej jednak strony, przy podejmowaniu decyzji o wynajęciu biura należy uwzględnić tak wiele aspektów, że decyzja o wyborze konkretnej lokalizacji wcale nie musi okazać się prosta i szybka. Jednakże, po zastosowaniu się do kilku niezbędnych wskazówek, każdy z przyszłych najemców powinien mieć ułatwione zadanie.

Wynajęcie takiego, a nie innego biura musi być przemyślaną decyzją, ponieważ jest to decyzja podejmowana z reguły na długie lata. Zbyt pochopnie wybrany lokal biurowy może po jakimś czasie okazać się nieodpowiedni, a przeprowadzka to proces bardzo trudny, kosztowny i na pewno będzie negatywnie wpływał na działanie firmy. Niewykluczone, że przy poszukiwaniu biura do wynajęcia, konieczne będzie skorzystanie z pomocy doradcy lub wręcz zlecenie znalezienia biura wyspecjalizowanej agencji nieruchomości. Jest to zalecane tym przedsiębiorcom, którzy nie mają doświadczenia w tej materii.

Określenie potrzeb firmy

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, gdy zapadła decyzja o potrzebie znalezienia nowego biura, jest dokładna analiza potrzeb firmy pod tym względem. Należy to też brać pod uwagę, że z dużym prawdopodobieństwem firma będzie się rozwijać i dlatego biuro, jakie jest odpowiednie w danym momencie, może wkrótce okazać się za małe. W takie sytuacji warto szukać lokalizacji, które dadzą możliwość zwiększenia zajmowanej powierzchni.

Lokal biurowy i jego lokalizacja

Umiejscowienie biura jest dla wielu firm bardzo istotne. Dla jednych bardziej będzie liczył się prestiż danego budynku czy adresu, a dla innych bliskość klientów czy kontrahentów. W tym względzie nie należy ignorować potrzeb pracowników, szczególnie gdy jest ich wielu i nowe biuro nie będzie pierwszym w historii firmy. Usytuowanie biura wpływa na koszty prowadzenia działalności. Wynajęcie powierzchni biurowej w ustronnym miejscu może oznaczać mniejszy koszt najmu, ale większy koszt dojazdów całej załogi.

Koszty wynajmu biura

To właśnie aspekt finansowy jest jednym z głównych czynników decydujących o wyborze takiej a nie innej lokalizacji. Ofertę deweloperów lub agencji nieruchomości należy dokładnie przeanalizować. Pozornie niski koszt najmu jednego metra kwadratowego w praktyce może oznaczać wyższe koszty eksploatacji. W efekcie tanie biura do wynajęcia nie zawsze takie okazują się w praktyce. Poza sprawami finansowymi, istotne są kwestie prawne dotyczące zasad najmu czy ewentualnego rozwiązania umowy.

Kwestie techniczne

Wyposażenie biura we wszelkie udogodnienia również jest bardzo istotne. Na rynku można znaleźć biura o różnorodnym standardzie i wyposażeniu. Należy upewnić się, za co zapłaci właściciel powierzchni, a co będzie leżeć po stronie najemcy. Istotnym kosztem dla najemcy może się okazać wkład własny w wyposażenie, czyli tzw. kontrybucja. Ponadto wynajęcie powierzchni biurowej może się wiązać z innymi pracami mającymi na celu dostosowanie biura już w trakcie najmu. Dla najemcy ważne będzie, która strona będzie ponosić te koszty.