Wiele firm przechodzi na pracę zdalną, ponieważ taki format jest wygodny zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Biznes oszczędza na biurze i rozszerza geografię zatrudnienia, a pracownicy — pracują w komfortowym środowisku i nie tracą czasu na dojazdy. Ale firmy zetknęły się z nowym wyzwaniem — adaptacją procesów biznesowych do pracy zdalnej bez utraty efektywności. Wirtualna centrala pomaga rozwiązać problemy komunikacyjne, które mogą pojawić się u zdalnych pracowników.
Jak wirtualna centrala ułatwia komunikację na odległość?
Aby podłączyć się do wirtualnej centrali telefonicznej, nie ma potrzeby instalowania infrastruktury telefonicznej ani specjalistycznego sprzętu, takiego jak serwery, przełączniki czy aparaty telefoniczne. Chmurowa centrala to rozwiązanie, które pozwala wykonywać i odbierać połączenia przez Internet. Dlatego pracownicy mogą pracować gdziekolwiek, mając komputer lub telefon z dostępem do sieci.
Podłączenie do chmurowej centrali pozwala również korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak aplikacja Ringostat Smart Phone, która zwiększa efektywnośćpracyzdalnych pracowników. Dzięki temu narzędziu można obsługiwać połączenia telefoniczne oraz wiadomości z czatów i komunikatorów w jednym interfejsie — nie ma potrzeby przełączania się między oknami, co przyspiesza udzielanie odpowiedzi klientom. Ryzyko, że menedżer zgubi aktywny czat, a wraz z nim potencjalnego klienta, również się zmniejsza.
Ringostat Smart Phone posiada zarówno wersję desktopową, jak i mobilną, co umożliwia zdalnym pracownikom efektywne wykonywanie swoich obowiązków bez konieczności dostępu do komputera. Na przykład, jeśli trzeba wyjść na pocztę lub do magazynu. Gdy aplikacja jest zminimalizowana, przy połączeniu przychodzącym lub wiadomości menedżer otrzyma powiadomienie push. Pracownik będzie mógł odpowiedzieć na czas, nie zmuszając użytkownika do długiego czekania.
Jak wirtualna centrala może poprawić współpracę na odległość?
Technologia chmurowa pozwala skutecznie kontrolować wszystkich pracowników, w tym zdalnych. Wirtualna centrala łączy wszystkie numery firmy w jedną sieć, co umożliwia centralne zbieranie i przechowywanie danych o połączeniach. Kierownik i asesorzy mogą w dowolnym momencie wejść do następujących raportów Ringostat i ocenić jakość obsługi klientów oraz obciążenie pracowników.
- Raport o nieodebranych nieobsłużonych połączeniach. Każdy biznes styka się z nieodebranymi połączeniami, niezależnie od wielkości zespołu. Na przykład, klient może zadzwonić poza godzinami pracy. Jeśli oddzwonimy na czas, potencjalny nabywca nie zdąży pójść do konkurencji. W raporcie rejestrowane są informacje o wszystkich nieodebranych połączeniach i o tym, do których klientów menedżerowie już oddzwonili. Pozwala to ocenić, jak szybko zdalni pracownicy reagują na nieobsłużone połączenia.
- Raport o pracownikach w czasie rzeczywistym. Za jego pomocą można śledzić statusy pracowników: rozmawia, online, nie przeszkadzać, offline, a także liczbę połączeń przychodzących w danym momencie. Jeśli połączeń jest więcej, niż mogą obsłużyć aktywni menedżerowie, kierownik może szybko podłączyć dodatkowych pracowników. W raporcie znajduje się również podsumowanie statystyk pracy każdego z menedżerów: liczba nieodebranych i odebranych połączeń, średni czas odpowiedzi i rozmowy itp. Pozwala to na szybkie wykrycie i naprawienie problemów w pracy zdalnego zespołu.
Zdalni pracownicy i ich potrzeby komunikacyjne
Zdalnym pracownikom do budowania spersonalizowanej komunikacji ważne jest posiadanie dostępu do całej historii interakcji z klientem. Jest to szczególnie istotne, jeśli wcześniej pracował z nim inny menedżer i trzeba szybko zorientować się w kontekście. Integracja wirtualnej centrali z systemem CRM automatycznie przekazuje dane klienta do systemu, w tym historię połączeń, zamówień oraz nagrania rozmów. Jeśli klient dzwoni nie po raz pierwszy, pracownik zobaczy jego imię jeszcze przed odebraniem połączenia. Pozwala to od razu zwrócić się po imieniu, kontynuować rozmowę od właściwego momentu i nie zadawać zbędnych pytań.
Zwiększanie efektywności pracy zdalnej z wirtualną centralą
- Po zainstalowaniu aplikacji Ringostat Smart Phone wszystkie numery telefonów w przeglądarce automatycznie stają się klikalne. Aby zadzwonić, wystarczy kliknąć numer na stronie internetowej. Również, jeśli skonfigurowano integrację wirtualnej centrali z CRM, można dzwonić bezpośrednio z karty klienta w systemie. Oszczędza to czas menedżerów, ponieważ nie ma już potrzeby ręcznego wprowadzania numeru, a także minimalizuje błędy podczas wybierania.
- W aplikacji Ringostat Smart Phone dostępne jest narzędzie Power Dialer, które automatycznie wykonuje połączenia do użytkowników. Zdalny pracownik wcześniej tworzy listę kontaktów, które trzeba opracować, a system kolejno wybiera numery. Jak tylko połączenie się zakończy, Power Dialer od razu przechodzi do następnego numeru na liście. Zdejmuje to z menedżerów część rutynowej pracy i pozwala skupić się na rozmowie.
- Wirtualna centrala od Ringostat pozwala skonfigurować inteligentne przekierowanie, które będzie automatycznie kierować połączenie do menedżera odpowiedzialnego za klienta. To znaczy, jeśli w systemie CRM za użytkownika odpowiada konkretny pracownik, właśnie do niego trafi połączenie. Menedżer, który już zna nabywcę i jego potrzeby, będzie mógł od razu zbudować efektywną komunikację.
Bezpieczeństwo i poufność w połączeniach zdalnych
Praca zdalna nie powinna zagrażać danym klientów, w przeciwnym razie firma straci ich zaufanie. Korzystanie z platformy Ringostat, certyfikowanej zgodnie ze standardem ISO/IEC 27001:2022 najnowszej wersji, gwarantuje wysoki poziom ochrony informacji poufnych. Wszystkie dane są szyfrowane, co zapewnia bezpieczne przekazywanie informacji między użytkownikiem a serwerami. Dostęp do danych mają tylko autoryzowani użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami, co pozwala kontrolować poziom dostępu do informacji i zapobiegać nieuprawnionemu wykorzystaniu.
W rezultacie firma otrzymuje elastyczne, bezpieczne i skalowalne rozwiązanie do komunikacji biznesowej, niezależnie od formatu pracy pracowników zespołu.
