Za oknem piękny wrzesień, pierwsze liście spadają z drzew, a my wypoczęci po wakacjach, wracamy do szkół, na uczelnie, do biur, biurek i laptopów. Pewnie niejeden/niejedna z nas w tym intensywnym czasie wznowionego wysiłku i wdrażania się na nowo do codziennej rutyny, zadaje sobie pytanie: jak lepiej zorganizować sobie pracę w nowym roku szkolnym lub akademickim? Jak być bardziej produktywnym/produktywną?
Mam dziś dla Was kilka podpowiedzi, które mogą nieco ułatwić to zadanie.
Dobry system planowania to prawdopodobnie najważniejszy krok, jaki możemy wykonać na drodze do większej produktywności i lepszej organizacji pracy. Nie sposób – zwłaszcza, jeśli mamy napięty grafik i wiele rzeczy do zrobienia – spamiętać wszystkich terminów, zobowiązań i zadań do wykonania.
Planować można w najzwyklejszym zeszycie, w klasycznym plannerze, na komputerze albo w telefonie – grunt, to znaleźć system, który będzie się dla nas sprawdzał i którego rzeczywiście będziemy używać.
Jak zacząć? Najpierw zastanów się, jakie duże zadania do wykonania czekają Cię w najbliższych miesiącach i rozpisz je sobie na pierwszej stronie zeszytu/plannera/aplikacji, czy czego tam używasz. Niech to będzie taki ogólny zarys semestru, a nawet całego nadchodzącego roku – wpisz tu terminy prac zaliczeniowych, egzaminów, projektów itd. Tak, żeby te najważniejsze rzeczy nigdy nie zniknęły Ci z horyzontu.
Następnie przejdź do planowania najbliższego miesiąca. Znów zapisz wszystkie ważne daty i terminy, a następnie zastanów się, jakie kroki na drodze do osiągnięcia swoich dużych celów możesz podjąć już w nadchodzącym miesiącu (zbieranie materiałów do pracy zaliczeniowej? czytanie lektury?).
Od planowania miesiąca przechodzimy do planowania najbliższego tygodnia – tu już wpisujemy szczegółowe zadania na poszczególne dni, godziny spotkań, zajęć, a nawet ilość stron do przeczytania. Wpisuj do planu dnia wszystko, co się da – zapisanie tego, co masz zrobić jest swego rodzaju umową z samym/ samą sobą i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo wykonania zadania.
Ogólnie myk polega na tym, by zacząć od globalnego rzutu oka na szerszy plan czasowy (np. rok, pół roku, semestr) i stopniowo przechodzić do mniejszych jednostek (miesiąc, dwa tygodnie, tydzień), rozbijając duże zadania na mniejsze. Pozwoli nam to lepiej się zorganizować i uniknąć sytuacji, kiedy przypominamy sobie o jakimś zadaniu na dwa dni przed deadlinem i zastanawiamy się, jak mogliśmy o nim zapomnieć.
Żeby planowanie było skuteczne i przynosiło pożądane rezultaty, musimy wykonywać je systematycznie, aktualizować, optymalizować i modernizować, brać pod uwagę zmiany terminów, nowe projekty i wszystkie inne niespodziewane wydarzenia. Życie jest zaskakujące i żeby je ogarnąć, musimy być elastyczni.
Dlatego plany należy wciąż zmieniać, udoskonalać i poprawiać – najlepiej zrobić sobie w tym celu dzień admina.
Zablokuj sobie dwie albo trzy godziny raz w tygodniu (na przykład w niedzielę po południu) i zawsze poświęcaj ten czas na planowanie nowego tygodnia, podsumowywanie dotychczasowych osiągnięć, przegląd celów i własnych postępów. Nie trzymaj się sztywno formuły, która dla Ciebie nie działa – jeśli w danym tygodniu nie sprawdziła się dla Ciebie lista zadań, którą powiesiłeś/powiesiłaś na lodówce, to może w następnym tygodniu zapisz te zadania w telefonie? Sprawdź, czy cele, które wyznaczyłeś/wyznaczyłaś sobie kilka tygodni czy miesięcy temu wciąż są dla Ciebie ważne i aktualne? Jeśli nie są – wykreśl je albo zmień na inne!
Wskazówka, która może wydać się błaha, ale naprawdę pomaga, zwłaszcza jeśli mamy do wykonania dużo drobnych zadań. Zebranie ich w kilka grup tematycznych pozwoli zaoszczędzić mnóstwo energii. Nasz mózg ma to do siebie, że zużywa sporo energii, by przełączyć się z jednego zadania na drugie, zwłaszcza jeśli są to zupełnie inne czynności (np. z pisania artykułu o produktywności na lekcję jazdy samochodem, a potem znów na gotowanie obiadu). Dlatego dobrze jest zebrać razem w jedna grupę zadania, które wymagają skupienia przy komputerze (pisanie artykułu, odpowiadanie na maile itd.), w drugą zadania do wykonania poza domem (lekcja jazdy, nadanie listu na poczcie, zakupy), a w trzecią – na przykład – prace domowe (sprzątanie, gotowanie obiadu, podlewanie kwiatków). Unikniemy tym sposobem chaosu i zbędnego trwonienia energii.
Zadanie zadaniu nierówne: niektóre wymagają więcej czasu i uwagi, inne – natychmiastowego działania. Jeszcze inne mogą spokojnie poczekać na swoją kolej i nigdzie im się nie spieszy. Jak je rozróżnić? Może nam w tym pomóc schemat znany jako Kwadrat Eisenhowera.
Narzędzie jest dość proste: wystarczy kartka papieru i długopis. Dzielimy kartkę na cztery kwadraty i piszemy w nich:
w lewym górnym – ważne i pilne
w prawym górnym – ważne i niepilne
w lewym dolnym – nieważne i pilne
w prawym dolnym – nieważne i niepilne.
Następnie zastanawiamy się, w którym miejscu tego schematu umieścić poszczególne zadania. W rubrykę "ważne i pilne" wpisujemy zadania, które są ważne dla naszej kariery czy życia osobistego i które muszą być wykonane natychmiast – bo na przykład goni nas termin (oddanie projektu albo pracy zaliczeniowej), niewykonanie go grozi konsekwencjami (rozliczenie podatkowe) albo ktoś na tym ucierpi (zabranie dziecka do dentysty). W rubrykę "ważne i niepilne" wpisujemy wszystko, co ma dla nas duże znaczenie, ale nie musi być wykonane od razu. Tu powinny znaleźć się zadania i plany związane z rozwojem osobistym, karierą, życiem osobistym – np. spotkania z przyjaciółmi, książki do przeczytania, planowane kursy; jak również wszystkie długoterminowe cele i zadania. Trzeci kwadrat – nieważne i pilne – to rzeczy, które mają krótki termin, ale które nie są szczególnie istotne (np. mało ważne maile czy telefony). I w końcu rubryka "nieważne i niepilne" to, jak sama nazwa wskazuje, wszystko to, czego wcale nie musimy robić i co tylko pożera nasz czas.
Planując, koncentrujemy się, oczywiście, na dwóch pierwszych rubrykach – wszystko to, co trafiło do "ważnych i pilnych" wpisujemy w grafik na najbliższe dni, a to, co do "ważnych i niepilnych" uwzględniamy w planowaniu długoterminowym. Zadania z kwadratu "nieważne i pilne" dobrze jest przemyśleć ponownie i zastanowić się, czy naprawdę są nam do czegoś potrzebne – i czy nie możemy ich, na przykład, komuś zlecić (młodszemu bratu, jeśli się zgodzi, albo sekretarce, jeśli ją posiadamy). Jeśli okaże się, że musimy je jednak wykonać, zablokujmy sobie w tym celu jedno popołudnie albo wieczór.
Organizacja czasu i produktywność to dziedziny, które doczekały się już niejednego opracowania i poradnika, a eksperci i entuzjaści tematu przedstawiają wciąż nowe metody, systemy, porady i gadżety, Grunt, to znaleźć w tym gąszczu własną drogę, wypróbować różne narzędzia i zatrzymać sobie te, które okażą się dla nas skuteczne.
Siffu
Redakcja poleca również inne artykuły tej autorki. Świetnie się one uzupełniają.
1. Wielka tajemnica czasu – czyli jak odzyskać energię i kreatywnie zacząć dzień
2. Jak przestać marnować czas i robić rzeczy, na których nam zależy
3. Zmień sobie mindset, czyli jak przeprogramować własny umysł
Siffu
15 artykułów
Jestem strasznie mądra i można mi zaufać.
|