Jak lepiej zorganizować czas i zwiększyć produktywność

 

Za oknem piękny wrzesień, pierwsze liście spadają z drzew, a my wypoczęci po wakacjach, wracamy do szkół, na uczelnie, do biur, biurek i laptopów. Pewnie niejeden/niejedna z nas w tym intensywnym czasie wznowionego wysiłku i wdrażania się na nowo do codziennej rutyny, zadaje sobie pytanie: jak lepiej zorganizować sobie pracę w nowym roku szkolnym lub akademickim? Jak być bardziej produktywnym/produktywną?

Mam dziś dla Was kilka podpowiedzi, które mogą nieco ułatwić to zadanie.

 

Znajdź własny system planowania

 

Dobry system planowania to prawdopodobnie najważniejszy krok, jaki możemy wykonać na drodze do większej produktywności i lepszej organizacji pracy. Nie sposób – zwłaszcza, jeśli mamy napięty grafik i wiele rzeczy do zrobienia – spamiętać wszystkich terminów, zobowiązań i zadań do wykonania.

Planować można w najzwyklejszym zeszycie, w klasycznym plannerze, na komputerze albo w telefonie – grunt, to znaleźć system, który będzie się dla nas sprawdzał i którego rzeczywiście będziemy używać.

 

Jak zacząć? Najpierw zastanów się, jakie duże zadania do wykonania czekają Cię w najbliższych miesiącach i rozpisz je sobie na pierwszej stronie zeszytu/plannera/aplikacji, czy czego tam używasz. Niech to będzie taki ogólny zarys semestru, a nawet całego nadchodzącego roku – wpisz tu terminy prac zaliczeniowych, egzaminów, projektów itd. Tak, żeby te najważniejsze rzeczy nigdy nie zniknęły Ci z horyzontu.

 

Następnie przejdź do planowania najbliższego miesiąca. Znów zapisz wszystkie ważne daty i terminy, a następnie zastanów się, jakie kroki na drodze do osiągnięcia swoich dużych celów możesz podjąć już w nadchodzącym miesiącu (zbieranie materiałów do pracy zaliczeniowej? czytanie lektury?).

 

Od planowania miesiąca przechodzimy do planowania najbliższego tygodnia – tu już wpisujemy szczegółowe zadania na poszczególne dni, godziny spotkań, zajęć, a nawet ilość stron do przeczytania. Wpisuj do planu dnia wszystko, co się da – zapisanie tego, co masz zrobić jest swego rodzaju umową z samym/ samą sobą i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo wykonania zadania.

 

Ogólnie myk polega na tym, by zacząć od globalnego rzutu oka na szerszy plan czasowy (np. rok, pół roku, semestr) i stopniowo przechodzić do mniejszych jednostek (miesiąc, dwa tygodnie, tydzień), rozbijając duże zadania na mniejsze. Pozwoli nam to lepiej się zorganizować i uniknąć sytuacji, kiedy przypominamy sobie o jakimś zadaniu na dwa dni przed deadlinem i zastanawiamy się, jak mogliśmy o nim zapomnieć.

 

Zrób sobie dzień admina

 

Żeby planowanie było skuteczne i przynosiło pożądane rezultaty, musimy wykonywać je systematycznie, aktualizować, optymalizować i modernizować, brać pod uwagę zmiany terminów, nowe projekty i wszystkie inne niespodziewane wydarzenia. Życie jest zaskakujące i żeby je ogarnąć, musimy być elastyczni.

Dlatego plany należy wciąż zmieniać, udoskonalać i poprawiać – najlepiej zrobić sobie w tym celu dzień admina.

Zablokuj sobie dwie albo trzy godziny raz w tygodniu (na przykład w niedzielę po południu) i zawsze poświęcaj ten czas na planowanie nowego tygodnia, podsumowywanie dotychczasowych osiągnięć, przegląd celów i własnych postępów. Nie trzymaj się sztywno formuły, która dla Ciebie nie działa – jeśli w danym tygodniu nie sprawdziła się dla Ciebie lista zadań, którą powiesiłeś/powiesiłaś na lodówce, to może w następnym tygodniu zapisz te zadania w telefonie? Sprawdź, czy cele, które wyznaczyłeś/wyznaczyłaś sobie kilka tygodni czy miesięcy temu wciąż są dla Ciebie ważne i aktualne? Jeśli nie są – wykreśl je albo zmień na inne!

 

Grupuj podobne zadania

 

Wskazówka, która może wydać się błaha, ale naprawdę pomaga, zwłaszcza jeśli mamy do wykonania dużo drobnych zadań. Zebranie ich w kilka grup tematycznych pozwoli zaoszczędzić mnóstwo energii. Nasz mózg ma to do siebie, że zużywa sporo energii, by przełączyć się z jednego zadania na drugie, zwłaszcza jeśli są to zupełnie inne czynności (np. z pisania artykułu o produktywności na lekcję jazdy samochodem, a potem znów na gotowanie obiadu). Dlatego dobrze jest zebrać razem w jedna grupę zadania, które wymagają skupienia przy komputerze (pisanie artykułu, odpowiadanie na maile itd.), w drugą zadania do wykonania poza domem (lekcja jazdy, nadanie listu na poczcie, zakupy), a w trzecią – na przykład – prace domowe (sprzątanie, gotowanie obiadu, podlewanie kwiatków). Unikniemy tym sposobem chaosu i zbędnego trwonienia energii.

 

Ustal priorytety – Kwadrat Eisenhowera

 

Zadanie zadaniu nierówne: niektóre wymagają więcej czasu i uwagi, inne – natychmiastowego działania. Jeszcze inne mogą spokojnie poczekać na swoją kolej i nigdzie im się nie spieszy. Jak je rozróżnić? Może nam w tym pomóc schemat znany jako Kwadrat Eisenhowera.

 

Narzędzie jest dość proste: wystarczy kartka papieru i długopis. Dzielimy kartkę na cztery kwadraty i piszemy w nich:

w lewym górnym – ważne i pilne

w prawym górnym – ważne i niepilne

w lewym dolnym – nieważne i pilne

w prawym dolnym – nieważne i niepilne.

 

Następnie zastanawiamy się, w którym miejscu tego schematu umieścić poszczególne zadania. W rubrykę "ważne i pilne" wpisujemy zadania, które są ważne dla naszej kariery czy życia osobistego i które muszą być wykonane natychmiast – bo na przykład goni nas termin (oddanie projektu albo pracy zaliczeniowej), niewykonanie go grozi konsekwencjami (rozliczenie podatkowe) albo ktoś na tym ucierpi (zabranie dziecka do dentysty). W rubrykę "ważne i niepilne" wpisujemy wszystko, co ma dla nas duże znaczenie, ale nie musi być wykonane od razu. Tu powinny znaleźć się zadania i plany związane z rozwojem osobistym, karierą, życiem osobistym – np. spotkania z przyjaciółmi, książki do przeczytania, planowane kursy; jak również wszystkie długoterminowe cele i zadania. Trzeci kwadrat – nieważne i pilne – to rzeczy, które mają krótki termin, ale które nie są szczególnie istotne (np. mało ważne maile czy telefony). I w końcu rubryka "nieważne i niepilne" to, jak sama nazwa wskazuje, wszystko to, czego wcale nie musimy robić i co tylko pożera nasz czas.

 

Planując, koncentrujemy się, oczywiście, na dwóch pierwszych rubrykach – wszystko to, co trafiło do "ważnych i pilnych" wpisujemy w grafik na najbliższe dni, a to, co do "ważnych i niepilnych" uwzględniamy w planowaniu długoterminowym. Zadania z kwadratu "nieważne i pilne" dobrze jest przemyśleć ponownie i zastanowić się, czy naprawdę są nam do czegoś potrzebne – i czy nie możemy ich, na przykład, komuś zlecić (młodszemu bratu, jeśli się zgodzi, albo sekretarce, jeśli ją posiadamy). Jeśli okaże się, że musimy je jednak wykonać, zablokujmy sobie w tym celu jedno popołudnie albo wieczór.

 

Organizacja czasu i produktywność to dziedziny, które doczekały się już niejednego opracowania i poradnika, a eksperci i entuzjaści tematu przedstawiają wciąż nowe metody, systemy, porady i gadżety, Grunt, to znaleźć w tym gąszczu własną drogę, wypróbować różne narzędzia i zatrzymać sobie te, które okażą się dla nas skuteczne.

 

Siffu

 

Redakcja poleca również inne artykuły tej autorki. Świetnie się one uzupełniają.

 

1. Wielka tajemnica czasu – czyli jak odzyskać energię i kreatywnie zacząć dzień

 

2. Jak przestać marnować czas i robić rzeczy, na których nam zależy

 

3. Zmień sobie mindset, czyli jak przeprogramować własny umysł

 

 

 

 

Zdjęcia