Są dwie strony barierek. Jedna - kiedy stoimy przed nimi, w kierunku sceny, zachwycamy się widowiskiem, które zostało dla nas przygotowane. Czy to ogromny koncert międzynarodowej gwiazdy, czy mniejszy festiwal pozwalający na uczestnictwo w kilku pokazach i warsztatach - jesteśmy tu, by z niego korzystać. Został zorganizowany by cieszyć publiczność, dostarczać rozrywki. Właśnie! Zorganizowany! By to fantastyczne wydarzenie mogło mieć miejsce zaangażowano sztab ludzi. Jak wyglądają kulisy?
Scenariusz wydaje się być wcale nie trudny: spisujemy potrzeby, zatrudniamy podwykonawców - firma "A" dostarcza nam sprzęt audio, firma "B" - telebimy. Drukarnia drukuje bilety, gwiazda, kuszona dużym honorarium, przyjeżdża o czasie, a my kasujemy swoją prowizję. W praktyce, absolutnie każde przedsięwzięcie składające się na sukces wydarzenia - może się nie udać. Ba! Zwykle się nie udaje.
By zająć się organizacją eventu należy mieć, oczywiście, wcześniej ustalony plan i budżet. Organizatorzy są różni, budżety są różne, plany są lepsze i gorsze. Jak to rozumieć? Przykładowo: szef wyróżnił Cię i wskazał jako osobę mającą zająć się kierowaniem organizacji ogólnopolskiej gali połączonej z balem. Super! Nie dość, że będziesz mógł się wykazać - chyba będzie dostęp do garderoby gwiazd i ich barku, prawda? Budżet wydarzenia to suma, która robi wrażenie: kilka-kilkadziesiąt tysięcy złotych, wow! W głowie mnożą się pomysły, które skrupulatnie nanosisz na plan. To będzie najlepsza impreza, jaką widziała ta firma!
Firma dowożąca nagłośnienie przyjechała z nieco mniejszego, odległego o 200 km miasta. Niestety - w biegu - zostawili część kabli w poprzedniej lokalizacji. Oczywiście, oni są za to odpowiedzialni. Ty - za to czy wydarzenie się odbędzie. Start gali za 3 godziny. Nie ma szans, by po kable wrócić i je dowieźć na czas. W biegu wyszukujesz wszystkie firmy nagłośnieniowe w Twoim mieście. Przyjeżdża DJ. Zapomniał wspomnieć w riderze, że może wpiąć się wyłącznie pod głośnik aktywny. Uznał, że wiesz to, oczywiście. Za ramię delikatnie ciągnie Cię koleżanka - miała zorganizować nocleg dla części ważnych gości. Cóż, nie przewidziała, że skoro płacicie krocie z hotel ten nie będzie chciał zameldować przybyszy, którzy pojawili się na kilka godzin przed podanymi na stronie godzinami zameldowania. Jest wśród nich konferansjer i gwiazda, absolutny hit dzisiejszego wieczoru. To ważne co powiedzą o Twojej imprezie.
Catering spisał się doskonale. Są przygotowani by zaserwować gościom pyszne dania. Na zapleczu okazuje się, że obrusy, przywiezione przez pralnie są niewyprasowane - przewidziałeś? Masz półtorej godziny by zorganizować ręce, narzędzia i miejsce do wyprasowania trzydziestu obrusów. Błahostka! Szczególnie, że w tym samym czasie dzwoni kolejny telefon. I następny. Ktoś woła Cię z tyłu. Boisz się obrócić.
Wszystkie nerwy zrekompensować ma Ci jeden moment: po części galowej, w świetle wielokolorowych lamp, uświetnieniem rozpoczęcia balu będzie deszcz baniek mydlanych. Na zdjęciach i video ten moment wygląda absolutnie magicznie. Panowie proszą Panie do tańca, aparaty full HD w telefonach rejestrują live transmitując od razu na portale społecznościowe. Podłoga jest śliska, nie przewidziałeś tego? Żona szefa może nie zalicza akrobatycznego upadku, jednak traci równowagę i rozrywa sukienkę za wielokrotność Twojej miesięcznej pensji.
Daj to zadanie tym, którzy z takich historii mogą zbudować encyklopedię ugaszonych pożarów. Agencja eventowa to doświadczenie i kontakty. Deleguj stres.